El pleno de la Corte Suprema  aprobó el  «Protocolo Operativo de Funcionamiento de Tribunales por medios telemáticos durante la contingencia provocada por Covid-19», elaborado por la Mesa de Trabajo constituida por el presidente y ministros del máximo tribunal, presidentes y representantes de los gremios del Poder Judicial y profesionales de la Corporación Administrativa, en el marco de la actual emergencia sanitaria.

El documento tiene por objeto entregar un estándar de operación respecto de funcionamiento de tribunales por medios telemáticos y su compatibilidad con los mecanismos de funcionamiento presencial del «Protocolo de manejo y prevención ante COVID-19 en tribunales y unidades judiciales».

El protocolo está articulado sobre la base de las siguientes dimensiones: Atención de usuarios,  actuaciones y diligencias fuera de audiencia, audiencias, cumplimiento, servicios,  gestión administrativa y  gestión jurisdiccional.

En el protocolo se detallan los medios telemáticos con que se debe atender las consultas generales, específicas y en materia de atención de usuario. Lo mismo para las opciones para atención de los tribunales por competencia.

En el ácapite de la realización de audiencia se distinguen cuatro momentos: 1) Previo a la audiencia; 2) El día de la audiencia; 3) Durante la audiencia, y 4) Posterior a la audiencia.

AUDIENCIAS
En lo relativo a la audiencia, el texto señala un procedimiento relativo a la entrada a la sala virtual, donde  «corresponderá al anfitrión de la sala, administrar y ejecutar las instrucciones que determine el juez respecto de los actores presentes en la sala y cuando se requiera que un participante la abandone».

A la persona que detente la función de gestión de la sala de audiencia virtual le corresponderá coordinar la grabación a través de la plataforma en el caso que el tribunal decida contar con ese registro de respaldo.

Respecto de la verificación de identidad en audiencia -cuando corresponda- el protocolo señala que el tribunal podrá solicitar la exhibición de la cédula de identidad por ambos lados o el documento que corresponda ante la cámara con el objeto de que se pueda apreciar claramente.
También se establece que si se requiere mostrar el contenido de una presentación que vaya a efectuar un participante, se utilizará la opción de «compartir pantalla». Si existen trámites procesales durante el curso de la audiencia que requieren que estén presentes sólo determinados participantes de ella, se sugiere utilizar las salas virtuales para grupos pequeños o enviar al resto de los participantes a sala de espera.

Si algunos documentos o actuaciones requirieran ser suscritos por ambas partes, la operatoria se ajustará a la factibilidad técnica que hoy ofrece la Oficina Judicial Virtual, particularmente respecto de la posibilidad de que un documento sea suscrito por más de una parte y que en un tiempo razonable ser cargado en dicha plataforma y enviado al tribunal, sin perjuicio de los acuerdos que, en cada caso, puedan adoptar los tribunales.

En lo relativo al cumplimiento inmediato tras audiencia, el  tribunal deberá ejecutar todas las acciones conducentes al cumplimiento de lo decidido en los mismos términos que respecto de las audiencias presenciales cuando sea aplicable.

ASISTENCIA DE  PÚBLICO
Sobre la  asistencia de público a audiencias por medios telemáticos se señala que las plataformas utilizadas por el Poder Judicial permiten que pueda asistir público a audiencias  desarrolladas por medios telemáticos, garantizándose de esta forma el principio de publicidad de las audiencias.
Agrega que cualquier persona podrá solicitar al tribunal asistir como público a una audiencia, a través de los medios de contacto habilitados por el tribunal y publicados en la página web del Poder Judicial.

Para esto, se recomienda utilizar alguna de las siguientes alternativas:

a) Si el tribunal publica la agenda de las audiencias programadas, se podrá utilizar esta misma alternativa para incorporar el link de acceso a éstas, cuando no se trate de audiencias reservadas.
b) Si el tribunal adopta la práctica de links de acceso estáticos para las salas de audiencia, es importante considerar que esos vínculos de acceso pueden circular en internet, por lo que se debe tener en cuenta esta circunstancia para efectos del control de la sala de asistentes.
c) Cuando se trate de audiencias reservadas, el tribunal deberá comunicar dicha circunstancia a las partes, señalando expresamente que no deben comunicar el link de acceso a terceros.
d) En todos aquellos casos en que se utilicen otras plataformas que no tienen sala de espera, o cuando esta opción no fuere habilitada, quien realice la gestión de los participantes deberá tener presente que en cualquier momento podría irrumpir un participante no previsto.
e) Cuando se trate de una audiencia de alto interés público, se deberá coordinar la difusión a través del canal judicial, mediante la coordinación con la Dirección de Comunicaciones y los periodistas de las Cortes de Apelaciones respectivas.

Cuando asista público a una audiencia, si la plataforma utilizada permite moderación, el anfitrión podrá normalizar los nombres de aquellos, para lo cual se sugiere agregar la voz ‘público’ antes del nombre.

En todo caso, el tribunal podrá, en cualquier tiempo, moderar o limitar el acceso de público a través de medios telemáticos, pudiendo impedir el acceso a la audiencia o expulsar a alguno de los asistentes en ejercicio de las facultades del juez para la dirección de las audiencias.
Respecto de los medios de comunicación, el tribunal podrá determinar que estos medios puedan asistir y grabar contenido de la audiencia por un tiempo limitado, en conformidad a la ley.

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
En el acápite de gestión administrativa se establecen detalles respecto de  determinación de la capacidad del enlace y umbral máximo de uso de medios telemáticos por el tribunal y  otros elementos para la determinación del uso de la infraestructura tecnológica, distinguiendo interacciones que se producen en el día a día en el tribunal, entre las que se encuentran aquellas comunicaciones que persiguen fines de capacitación, coordinación, cumplimiento de objetivos institucionales extra jurisdiccionales, es decir, todo lo que no diga relación con el conocimiento de una causa determinada o para la sustanciación de la misma.

2En este grupo están las comunicaciones que se producen entre tribunales e instituciones relacionadas, entre otras. Se detallan también aquellas interacciones que se producen en el marco de la relación jurisdiccional, ya sea con los usuarios o con instituciones relacionadas.

Aquí se encuentra la atención de usuarios, la realización de audiencias, la realización de visitas, etc.

En ese sentido,  se cita además de la plataforma de videoconferencia, considerar el conjunto de herramientas que serán utilizadas por el tribunal: correo electrónico, mensajería instantánea, telefonía, carpetas compartidas y nube.

Tanto la realización de audiencias haciendo uso de canales remotos como el uso de la aplicación de videoconferencias definida para estos fines, deberán enmarcarse en los principios estipulados en la Ley de Tramitación Electrónica.

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